L’importance de l’onboarding

En bref
Nous avons toutes et tous, à un moment donné dans notre carrière, vécu ce premier jour au sein d’une nouvelle entreprise. La phase d’intégration est une étape importante dans le parcours d’un nouveau salarié et, contrairement à ce que l’on pourrait croire, elle impacte fortement la suite de son chemin professionnel.

Pourtant, alors que de plus en plus d’études démontrent que des employés bien accueillis sont des employés plus heureux, nombreuses sont les entreprises qui bâclent encore l’arrivée de leurs nouveaux collaborateurs. Zoom sur quelques étapes et bonnes pratiques à ne pas oublier pour bien accueillir les petits nouveaux.

Une bonne intégration repose sur 4 points 📓

  • Le plan d’onboard
    En tant qu’entreprise, il est important de définir un plan détaillé et des objectifs clairs pour bien accueillir un nouvel employé. Cela assure une cohérence dans l’intégration des nouvelles recrues, permet de garantir son efficacité sur le long terme et permet à tout le monde de suivre les mêmes étapes.

  • La personnalisation de l’expérience et des présentations
    Si le processus d’intégration doit rester cohérent, il ne faut pas pour autant oublier de le personnaliser en fonction de la personne accueillie. Profitez d’un moment informel pour faire les présentations, ou demandez par exemple au nouveau collaborateur de partager quelques faits sur son parcours dans un petit mail d’arrivée.

    Évidemment, les présentations officielles restent importantes, c’est pourquoi il faut prendre le temps de présenter les nouveaux arrivants au reste de l’équipe, notamment pour aider les plus timides à s’intégrer rapidement. Un petit-déjeuner ou un déjeuner d’équipe est une excellente façon de briser la glace et d’en apprendre plus sur chacun.

  • La définition du rôle de chacun
    Il n’est pas facile d’arriver dans une nouvelle équipe, surtout si les liens sont déjà forts et que la structure repose sur une horizontalité dans les rapports de travail. Pensez à clarifier les rôles et responsabilités de chacun dès le départ.
    Les managers sont responsables de cette étape, ils doivent prendre le temps de présenter les différents postes afin que les nouvelles recrues n’aient pas à jouer aux devinettes, mais aussi répondre aux questions relatives à la vie de l’entreprise, ses règles, sa culture, etc.
  • L’implication des dirigeants
    Il n’y a rien de pire que de croiser le dirigeant de l’entreprise où nous sommes depuis peu, sans avoir été présenté au préalable. L’implication des chefs d’entreprise dans l’onboarding est primordiale et n’est pas à négliger. Pensez à inviter les dirigeants lorsque vous programmez des présentations générales, cela valorise, rassure et engage davantage les nouveaux employés.

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Que pouvez-vous faire concrètement pour bien accueillir les nouveaux salariés ? 🚀

Préparer leur arrivée
Le pré-onboarding est aussi important que le premier jour et montre que vous vous êtes préparés à accueillir les nouveaux employés et qu’ils ne passeront pas leur journée à attendre d’avoir accès à leur nouvelle boîte mail ou à signer des papiers.

Pour prouver votre implication, et ne pas donner l’impression d’être surpris par leur arrivée, pensez à envoyer un petit mail de bienvenue la veille avec quelques informations utiles comme par exemple :
– la date, l’heure et lieu pour le premier jour

– la liste de documents à apporter
– le manuel d’entreprise
– toutes les instructions et infos importantes (stationnement, code vestimentaire, etc.)

Organiser les espaces de travail
Afin que votre nouveau collaborateur soit rapidement opérationnel, pensez à préparer en amont tous les outils et le matériel dont il pourrait avoir besoin : espace de travail, matériel informatique, accès au serveur de l’entreprise, etc.

Préparer le premier jour
Le premier jour doit être agréable pour vous ET votre nouvelle recrue. Pour la mettre à l’aise, commencez par organiser un tour des locaux et la présenter aux salariés que vous pourriez rencontrer dans les couloirs.

N’oubliez pas de faire un arrêt au stand RH/administratif qui lui donnera plus d’informations sur la politique d’entreprise (congés, heures de travail, rémunération, etc.) et lui fera signer tous les documents essentiels. Les nouveaux arrivants ont souvent des questions liées à leur contrat mais n’osent pas les poser par peur qu’elles soient mal interprétées, c’est pourquoi il vaut mieux prévoir ce petit point administratif dès le début.

Prendre le temps de faire connaissance et briser la glace
N’hésitez pas à inviter le nouveau salarié à faire une pause pour discuter de son poste, de vos attentes et de ses objectifs de façon plus informelle. C’est aussi l’occasion pour lui de poser de premières questions et de clarifier certains points après ses premières heures de travail.

Après quelques heures à son nouveau poste et un rapide débriefing, vous pouvez, si cela n’a pas déjà été fait, passer aux présentations officielles avec tout le reste de l’équipe. Il n’est pas rare que les entreprises organisent un déjeuner ou une pause café à plusieurs pour présenter la nouvelle recrue et l’aider à rencontrer les autres membres de l’équipe.

Définir les attentes de l’entreprise et les différents rôles
Durant la première semaine, les nouveaux employés doivent assimiler une quantité importante d’informations, à la fois sur l’entreprise, leur poste et les clients. Pour les aider à éclaircir certains points et/ou répondre à leurs interrogations, les managers peuvent par exemple planifier un court échange ; une réunion qui peut être faite à plusieurs si besoin.

Programmer une formation aux outils et logiciels
Dès le premier jour, et tout au long de la première semaine, les managers ont généralement pour mission de former les nouveaux arrivants aux différents logiciels et outils afin qu’ils puissent être opérationnels rapidement.

Débriefer au cours des premiers mois
Il ne faut pas oublier, quelques semaines après l’arrivée d’une nouvelle recrue, de faire un point sur son travail, ses axes d’amélioration, et discuter de son ressenti. Gardez en tête que cette réunion est à double sens et que l’employé doit être à même de vous faire des retours. Pourquoi ne pas lui demander par exemple de s’exprimer sur la phase d’onboarding : s’est-il senti bien accueilli ? A-t-il pu travailler dans de bonnes conditions rapidement ? Se sent-il à l’aise avec les outils ? etc.

Les habitudes prises au cours des premières semaines sont fondamentales, il faut donc veiller à ce qu’elles soient bonnes.

Une étude Welcome to the Jungle de 2017 a d’ailleurs démontré que 45% des démissions ont lieu la première année, et que le coût d’intégration d’un employé représente 25% de son salaire annuel. Raisons de plus pour se pencher sérieusement sur le sujet 😃